Smlouva o zpracování osobních údajů

Verze 2026-10-01

Smluvní strany

Správce [název kanceláře — doplní se z registrace], IČO [IČO], se sídlem [sídlo] (dále jen „správce“)

Zpracovatel Powerup Company s.r.o., IČO 08696381, DIČ CZ08696381, se sídlem Bořivojova 1192/93, Žižkov, 130 00 Praha 3, zastoupená Ondřejem Bachem, jednatelem, provozovatel aplikace Lhůtník (dále jen „zpracovatel“)

uzavírají podle čl. 28 odst. 3 nařízení (EU) 2016/679 (GDPR) tuto smlouvu.

1. Role stran a vztah k povinnosti mlčenlivosti

1.1 Správce prohlašuje, že je advokátem nebo společností vykonávající advokacii ve smyslu zákona č. 85/1996 Sb., o advokacii. Osobní údaje, které zpracovatel zpracovává, jsou z podstatné části údaje klientů správce a obsah spisů, na něž se vztahuje povinnost mlčenlivosti advokáta podle § 21 zákona o advokacii. Zpracovatel toto prohlášení neověřuje a vychází z něj.

1.2 Zpracovatel bere na vědomí, že podle § 21 odst. 9 zákona o advokacii se povinnost mlčenlivosti vztahuje obdobně i na jiné osoby, které se s advokátem podílejí na poskytování právních služeb, a že podle § 21 odst. 3 může advokát pověřit provedením jednotlivých úkonů osobu, která je sama povinna tuto povinnost zachovávat. Zpracovatel se proto zavazuje zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, o nichž se v souvislosti s plněním této smlouvy dozví, ve stejném rozsahu jako správce, a zavazuje k témuž všechny své zaměstnance i další zpracovatele. Tato povinnost trvá i po skončení smlouvy.

1.3 Strany při sjednání této smlouvy vycházejí z Metodiky pro advokáty a advokátní kanceláře k dosažení shody s GDPR vydané Českou advokátní komorou (kap. 6.3).

1.4 Ve vztahu k údajům o uživatelském účtu správce (identifikační a kontaktní údaje, přihlašovací údaje, fakturační údaje, provozní záznamy) vystupuje zpracovatel jako samostatný správce; toto zpracování upravují zásady ochrany osobních údajů, nikoli tato smlouva.

2. Předmět, povaha, účel a doba zpracování

2.1 Předmět a povaha: automatizované zpracování spočívající ve stahování datových zpráv z informačního systému datových schránek, jejich uložení v šifrované podobě, strojovém rozboru dokumentů za účelem návrhu procesních lhůt, vedení evidence lhůt a případů, rozesílání připomínek a v dotazech do veřejných rejstříků, včetně prověřování fyzických osob v insolvenčním rejstříku a v centrální evidenci exekucí podle jména, příjmení a data narození a jejich denního hlídání v insolvenčním rejstříku, uloží-li je správce. Připomínky a upozornění zasílané e-mailem nesou údaje ze spisu (zejména odesílatele a předmět datové zprávy, citaci z dokumentu, druh a datum lhůty, soud, spisovou značku a název případu); doručují se na adresu, kterou správce v aplikaci určí, a obsah, který dorazí do jeho e-mailové schránky, dále uchovává jeho poskytovatel e-mailu.

2.2 Účel: poskytování aplikace Lhůtník správci, výhradně pro jeho potřebu.

2.3 Doba: po dobu trvání smluvního vztahu o užívání aplikace a dále po dobu podle čl. 9.

3. Kategorie subjektů údajů a osobních údajů

3.1 Subjekty údajů: klienti správce, protistrany a jejich zástupci, osoby uvedené v soudních a úředních písemnostech (svědci, znalci, insolvenční dlužníci, vlastníci nemovitostí), osoby, které správce prověřuje ve veřejných rejstřících, zaměstnanci a spolupracovníci správce.

3.2 Osobní údaje: identifikační a kontaktní údaje včetně data narození, spisové značky a čísla jednací, obsah soudních a úředních písemností, údaje o majetkových a procesních poměrech, IČO a údaje z veřejných rejstříků, údaje o lhůtách a jejich plnění.

3.3 Zvláštní kategorie údajů (čl. 9 GDPR) a údaje o rozsudcích v trestních věcech (čl. 10 GDPR): mohou být obsaženy v písemnostech, aniž by je zpracovatel vyhledával nebo strukturoval. Zpracovatel s nimi nakládá jako se zbytkem obsahu spisu, tedy v šifrované podobě podle čl. 6.

3.4 Rodné číslo se v aplikaci neukládá ani nezaznamenává do provozních záznamů; zadá-li je správce při prověření osoby, předá se pouze dotazovanému rejstříku (insolvenční rejstřík, centrální evidence exekucí). Údaje vlastníků získané z katastru nemovitostí se pouze zobrazují a neukládají do databáze.

4. Pokyny správce

4.1 Zpracovatel zpracovává osobní údaje výhradně na doložené pokyny správce, včetně předání do třetí země (čl. 7). Pokynem se rozumí tato smlouva, smlouva o užívání aplikace a úkony, které správce v aplikaci učiní.

4.2 Zpracovatel neprodleně informuje správce, má-li za to, že pokyn porušuje GDPR nebo jiné předpisy o ochraně osobních údajů.

4.3 Zpracovatel nepoužívá osobní údaje správce k trénování modelů strojového učení, vlastních ani cizích, a smluvně totéž zajistil u poskytovatele modelu (čl. 7.2).

5. Mlčenlivost osob oprávněných zpracovávat údaje

5.1 Zpracovatel zajišťuje, že osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje jsou zavázány k mlčenlivosti, a to i po skončení jejich poměru ke zpracovateli, v rozsahu podle čl. 1.2.

5.2 Okruh těchto osob zpracovatel omezuje na nezbytné minimum. Obsah spisu je šifrován tak, že jej správce systému ani správce databáze nemůže přečíst (čl. 6.1).

5.3 Žádosti o zpřístupnění. Obdrží-li zpracovatel žádost orgánu veřejné moci nebo třetí osoby o zpřístupnění údajů správce, informuje o ní správce bez zbytečného odkladu a před jejím vyřízením, nezakazuje-li mu to zákon, a zpřístupní pouze to, co mu ukládá vykonatelné rozhodnutí. Nezpřístupní nic dobrovolně.

6. Bezpečnost zpracování (čl. 32 GDPR)

6.1 Šifrování obsahu. Obsah datových zpráv, dokumentů, lhůt a případů je v databázi uložen jako jeden šifrovaný blok na záznam (AEAD), otevíraný pouze v paměti aplikace klíčem příslušné kanceláře. Soubory jsou v úložišti uloženy jako šifrogram. Databáze, zálohy ani osoba se systémovým přístupem čitelný text neobsahují.

6.2 Oddělení kanceláří. Data každé kanceláře jsou oddělena na úrovni databáze i klíčů; klíč jedné kanceláře neotevře data jiné.

6.3 Přístup správce. Přihlášení vyžaduje druhý faktor (ověřovací aplikace nebo passkey).

6.4 Přenos. Veškerá komunikace probíhá šifrovaně (TLS).

6.5 Přístup k datové schránce a zákaz doručení. Zpracovatel přistupuje k datové schránce správce certifikátem hostované spisové služby, jehož soukromý klíč je uložen zapečetěný; zpracovatel nezná přihlašovací údaje správce k datové schránce.

Podle § 17 odst. 3 zákona č. 300/2008 Sb. a kap. 5 Provozního řádu ISDS způsobuje doručení zprávy výhradně operace GetListOfReceivedMessages (stažení seznamu došlých zpráv). Aplikace tuto operaci neobsahuje a nemůže ji vyvolat. Nejde o provozní opatření, ale o vlastnost zdrojového kódu, kterou ověřuje automatický test bránící jejímu opětovnému zavedení (tests/isds/no-delivering-op.test.ts). Okamžik doručení, a tím i počátek běhu lhůt, tak zůstává výlučně na správci.

6.6 Neměnný záznam. Potvrzení lhůt, otevření dokumentů a zpoplatněné dotazy do rejstříků jsou zaznamenávány způsobem, který neumožňuje jejich změnu ani smazání.

6.7 Čitelné údaje. Mimo šifrovaný blok zůstávají čitelné: data a kategorie lhůt a jejich stav, časy doručení zpráv a identifikátor zprávy v ISDS, uložené subjekty (u podnikatele IČO, u fyzické osoby jméno, příjmení a datum narození), výsledky dotazů do insolvenčního rejstříku a centrální evidence exekucí a výpisy z katastru. Důvod je funkční — bez nich nelze počítat lhůty ani sestavit přehled. Aktuální rozsah je uveden v aplikaci na stránce „Zabezpečení dat“.

7. Předání do třetí země — strojový rozbor dokumentů

Toto ustanovení popisuje jediné místo, kde obsah spisu opouští Evropskou unii. Správce jeho přijetím uděluje pokyn podle čl. 4.1.

7.1 Za účelem návrhu lhůt je hlavní příloha každé datové zprávy (PDF) v čitelné podobě předávána poskytovateli jazykového modelu, společnosti Anthropic (smluvní stranou pro EHP je Anthropic Ireland, Limited). Do dotazu nevstupují žádné údaje z databáze aplikace — jméno klienta, spisová značka ani název případu; systémový pokyn je neměnný.

7.2 Zpracování probíhá na území Spojených států amerických. Poskytovatel nenabízí zpracování v EU. Předání se opírá o standardní smluvní doložky Komise (rozhodnutí 2021/914). Poskytovatel na předaných datech netrénuje modely.

7.3 Uchování u poskytovatele. Poskytovatel uchovává vstupy a výstupy po dobu 30 dnů. Označí-li je jeho bezpečnostní kontrola k prověření, může být tato doba delší, a to až dva roky. Zpracovatel o nulové uchovávání (Zero Data Retention) požádal; poskytovatel žádost dne 16. 9. 2026 zamítl s odůvodněním, že je vyhrazeno zákazníkům splňujícím jeho kritéria objemu a hodnoty smlouvy.

7.4 Zpracovatel se zavazuje informovat správce bez zbytečného odkladu, změní-li se doba uchování, jurisdikce zpracování nebo právní titul předání, a umožnit mu na takovou změnu reagovat odstoupením podle čl. 13.3.

8. Další zpracovatelé

8.1 Správce uděluje zpracovateli obecné povolení zapojit další zpracovatele uvedené v Příloze 1.

8.2 Zpracovatel informuje správce o zamýšlené změně nejméně 30 dnů předem; správce může ve lhůtě 15 dnů vznést námitku. Setrvá-li zpracovatel na změně, může správce od smlouvy odstoupit podle čl. 13.3.

8.3 Zpracovatel uloží každému dalšímu zpracovateli stejné povinnosti, jaké má sám, a odpovídá správci za jejich plnění.

9. Součinnost, práva subjektů údajů a bezpečnostní incidenty

9.1 Zpracovatel je správci nápomocen při vyřizování žádostí subjektů údajů (čl. 12–23 GDPR) vhodnými technickými a organizačními opatřeními.

9.2 Zpracovatel je správci nápomocen při zajišťování souladu s čl. 32–36 GDPR.

9.3 Porušení zabezpečení: zpracovatel ohlásí správci porušení zabezpečení osobních údajů bez zbytečného odkladu, nejpozději do 48 hodin od okamžiku, kdy se o něm dozvěděl, a poskytne mu informace potřebné pro ohlášení dozorovému úřadu. Jde-li o údaje kryté povinností mlčenlivosti, upozorní zpracovatel správce zvlášť na tuto skutečnost.

10. Výmaz a vrácení údajů

10.1 Po skončení poskytování služeb zpracovatel podle volby správce osobní údaje vrátí, nebo vymaže, včetně existujících kopií, nestanoví-li právo EU nebo členského státu jinak.

10.2 Správce volbu sdělí do 30 dnů od skončení. Neučiní-li tak, zpracovatel údaje po uplynutí dalších 30 dnů vymaže.

10.3 Zálohy se vymažou uplynutím jejich zálohovacího cyklu, nejpozději do 7 dnů (denní zálohy poskytovatele databáze s uchováním 7 dnů).

10.4 Zpracovatel upozorňuje, že u kopií podle čl. 7.3 uchovávaných poskytovatelem modelu nemůže výmaz zajistit dříve, než uplyne doba tam uvedená.

10.5 Správce bere na vědomí, že výmaz může kolidovat s jeho archivačními povinnostmi podle zákona o advokacii a stavovských předpisů; jejich posouzení je na správci.

11. Doložení souladu a audit

11.1 Zpracovatel poskytne správci na žádost informace potřebné k doložení splnění povinností podle čl. 28 GDPR.

11.2 Zpracovatel umožní audit prováděný správcem nebo jím pověřeným auditorem, a to jednou ročně a po bezpečnostním incidentu, po oznámení nejméně 30 dnů předem, v pracovní době a způsobem, který nenaruší provoz a nezpřístupní data jiných kanceláří.

12. Připojené subjekty

12.1 Správce může v aplikaci připojit datovou schránku jiného subjektu (např. své advokátní společnosti, nebo naopak svou schránku ke společnosti), za který je oprávněn jednat. Držení schránky se prokazuje zprávou odeslanou z této schránky.

12.2 Připojením takové schránky správce jménem jejího držitele přijímá tuto smlouvu ve stejném rozsahu; držitel schránky se pro účely zpracování údajů z ní stává správcem a zpracovatel pro něj zpracovává údaje za podmínek této smlouvy. Správce prohlašuje, že je za držitele schránky oprávněn jednat; není-li, odpovídá zpracovateli za škodu tím vzniklou.

12.3 O přijetí podle odst. 12.2 vede zpracovatel záznam (verze textu, čas, jednající osoba) a jako přílohu uchovává snímek držitele schránky z veřejného seznamu držitelů datových schránek (název, IČO, typ schránky) k okamžiku připojení.

12.4 Schránka držitele se stejným IČO, jaké má správce (např. schránka insolvenčního správce téže fyzické osoby), se nepovažuje za schránku jiného subjektu a odst. 12.2 se na ni nepoužije.

12.5 Odpojením schránky v aplikaci končí zpracování nových údajů z ní; pro již zpracované údaje platí čl. 10.

13. Závěrečná ustanovení

13.1 Smlouva se řídí právním řádem České republiky.

13.2 Smlouva nabývá účinnosti dnem jejího přijetí správcem v aplikaci; o přijetí zpracovatel vede záznam (verze textu, čas, jednající osoba) a zašle správci přijaté znění e-mailem.

13.3 Správce může od smlouvy odstoupit v případech podle čl. 7.4 a 8.2, a to ke dni doručení odstoupení; zpracovatel v takovém případě postupuje podle čl. 10.

13.4 Změny smlouvy vyžadují písemnou formu; za písemnou formu se považuje i oznámení v aplikaci s možností odmítnutí podle čl. 8.2.

Příloha 1 — Další zpracovatelé

Nejde o zpracovatele, ale o příjemce či zdroje údajů — dotazy do veřejných rejstříků, které aplikace činí na pokyn správce: ISDS (datové schránky), ARES, centrální evidence exekucí, ISIR, katastr nemovitostí (ČÚZK), InfoSoud, e-Sbírka.

Kalendářový odběr (ICS): zapne-li si správce odběr lhůt do kalendáře, stahují jej servery poskytovatele kalendáře (např. Apple, Google) a přenáší se jim název lhůty s odesílatelem a citací. Jde o pokyn správce, nikoli o zpracovatele zpracovatele.

Příloha 2 — Technická a organizační opatření

Opatření jsou popsána v čl. 6 této smlouvy. Jejich aktuální a podrobný popis je správci trvale dostupný v aplikaci na stránce „Zabezpečení dat“, která je součástí ujednání a je udržována v souladu se skutečným stavem systému.